كيفية عمل الخريطة التنظيمية بصورة صحيحة، تعد الخريطة التنظيمية من أكثر الوسائل الهامة التي تساعد المديرين في العمل على تنظيم المسؤوليات داخل كل مؤسسة، كما أنها تساعد المديرين في كيفية الحصول على البيانات الخاصة بالموظفين. لكن يجب تنفيذها بصورة صحيحة حتى تستطيع جمع البيانات بشكل منظم دون عشوائية، وسوف نخبرك من خلال موقع “ابن سوق“ على كيفية إعدادها بصورة صحيحة.
تعريف الخريطة التنظيمية
الخريطة التنظيمية أو المخطط الهيكلي هو عبارة عن رسم تخطيطي الهدف منه هو عرض تقرير أو تسلسل هرمي من أجل تنظيم الأعمال لكافة المؤسسات، ويمكن أن يتم تعريفها على أنها عرض بياني للحالة الهرمية للعاملين داخل المؤسسات سواء الحكومية أو الخاصة، ويتم من خلالها استخدام بعض الرموز البسيطة مثل المربعات والدوائر والخطوط حتى يتم عرض الفكرة وتنظيمها.
كيفية عمل الخريطة التنظيمية
الخريطة التنظيمية في الأساس هي عمل المحللين الإداريين فهي جزء أساسي من العمل من أجل توضيح المسؤوليات والعمل على تنظيم عمل الإدارات والربط بين أجزاء المؤسسة المختلفة وفيما يلي توضيح حول كيفية عمل الخريطة التنظيمية بالخطوات:
1- الخريطة التنظيمية التقليدية
هناك نوعين من الخرائط التنظيمية التي يتم تنفيذها داخل المؤسسات أحداهما الخريطة التنظيمية التقليدية والتي يتم تنفيذها وفقًا لهذه الخطوات:
إقرأ أيضا:مواعيد عمل ويسترن يونيون مصر.. وفروع الوكلاء لـ “ويسترن يونيون” في أنحاء مصر- قم بإحضار ورقة مستطيلة الشكل كبيرة الحجم.
- يتم كتابة وترتيب جميع الوظائف داخل المؤسسة بالورقة ثم يتم جمع المعلومات عنها.
- استخدم القطع الصغيرة من الورق على هيئة دائرة أو مستطيل بحيث ترمز كل قطعة من هذه القطع إلى المهام الخاصة بالوظائف.
- يتم وضع هذه الأوراق على الورقة الكبيرة حتى يتم تحديد أماكن الموظفين.
- يتولى المحلل الإداري توصيل القطع الصغيرة بأسماء الوظائف ويتم الربط بينهم بالخطوط.
- بذلك يتم ترتيب الخريطة بصورة مرنة ويتم التعرف على ترتيب الوظائف والمهام المحددة، وأهم ما يميزها هو المرونة حيث يمكن تغيير المكان دون الحاجة لإعادة رسم الخريطة مرة ثانية.
2- الطريقة الغير تقليدية
- قم بإحضار ورقة مستطيلة بيضاء كبيرة الحجم.
- قم برسم الوظائف الخاصة بالمؤسسة بشكل مباشر على الورقة، ثم رسم مجموعة من المستطيلات بقلم رصاص على الورقة او مجموعة من الدوائر تشير إلى الوظائف المتاحة داخل المؤسسة.
- بعد الانتهاء من رسم الدوائر يتم توصيل الموظف بالمهام المطلوبة، لكن في حالة الرغبة في التعديل على الوظيفة أو المهام المطلوبة يتطلب الأمر محو هذا الجزء وإعادة الرسم مرة ثانية.
عناصر الخريطة التنظيمية
إقرأ أيضا:موقع بيع سيارات في امريكا رخيص وموثوق.. ومزادات السيارات الشهيرة في أمريكاعندما يتم الحديث عن كيفية عمل الخريطة التنظيمية لابد من التعرف على عناصر الخريطة وهي كالآتي:
- شكل الهيكل التنظيمي للمؤسسة بصورة عامة.
- الخرائط المفصلة الوحدات الجزئية التي تكون المؤسسة.
- بيان مفصل حول التخصصات المتاحة داخل مراكز العمل المختلفة.
- دليل وصف الوظائف ويجب أن يتضمن هذا الدليل بطاقة وصف.
- وصف الوظائف ووضع المواصفات والجداول.
- بيان نظم العمل.
- ترتيب الوظائف على حسب الدرجات المالية والمرتبات.
- الأهداف المنظمة التي يتم السعي من أجل تحقيقها.
- السياسات الرئيسية للمنظمة.
- الدرجات الخاصة بالوظائف وكذلك المرتبات وكذلك المعلومات الأساسية حول المؤسسة.
نصائح عمل خريطية تنظيمية ناجحة
بعد أن تقدمنا بشرح وافي حول كيفية عمل الخريطة التنظيمية سوف نقدم لك مجموعة من النصائح والإرشادات التي تساعدك في عمل الخريطة بصورة سهلة وبسيطة دون مواجهة عقبات وهي كالآتي:
1- مرحلة التجميع
النصيحة الأولى عند عمل الخريطة التنظيمية هو جمع الأشخاص الذين يعملون في مسمى وظيفي واحد داخل مربع واحد من أجل أن يوفر عليك هذا العمل الوقت والجهد.
إقرأ أيضا:كيفية الخروج من المطار في الترانزيت.. وكيفية حجز تذاكر الترانزيت2- تسوية المربعات
بعد ذلك قم بجعل المربعات متساوية في الحجم على أن تكون المسافات بينهم متساوية ويمكنك الاستعانة ببرامج الكمبيوتر في هذه الخطوة.
3- كتابة اسم الوظيفة
قبل البدء من كتابة اسم الموظف قم بكتابة المسمى الوظيفي الخاص به حيث أن المناصب هي أساس الهيكل الوظيفي وليس العاملين، هذا بالإضافة إلى أن هذه الطريقة تساعدك في تغيير اماكن الأشخاص دون هدم المخطط.
يمكن أن يتم عمل روابط تشعبية من المربعات والمستندات الإلكترونية والتي تتحدث فيها عن المهام المتعلقة بهذه الوظيفة.
4- وصف مهام الشخص
أهم الأمور الواجب عليك أن تقوم بفعلها خلال عمل خريطة تنظيمية للمؤسسة عليك أن تصف المهام الخاصة بكل شخص، حيث أن هناك العديد من المؤسسات التي يعمل فيها الموظف أكثر من وظيفة، هنا يجب توضيح كافة المهام المرتبطة باسم الشخص وفي حالة كون يؤدي أكثر من وظيفة يمكن وضع اسمه في مربعين بهم الوظائف التي يقوم بتأديتها.
5- الخطوط المنقطة
خلال عمل الخريطة التنفيذية يجب عليك إظهار العلاقات فيها وذلك عن طريق الخطوط المنقوطة من أجل الربط بين المربعين والمهام، ويتم تحديد مسؤولية الموظف تحت المديرين، لكن أحرص ألا يكون هناك الكثير من الخطوط المنقطعة داخل الخريطة حتى لا يصبح المظهر النهائي عشوائي وفوضوي.
6- اطبعها من الإنترنت
يمكنك أن تقوم بطباعة الخريطة التنظيمية من خلال الإنترنت حتى يسهل عليك قراءتها ووضع المخططات بصورة واضحة، كذلك يمكن العمل على ربط البيانات الخاصة بالموظفين والعنوان والبريد الإلكتروني مما يسهل من التواصل معهم.
7- التقسيم للمخطط الأصغر
إذا قمت برسم الخريطة التنظيمية للمؤسسة وكان المخطط كبير، تستطيع القيام بتصغيرها من خلال تقسيم الهيكل الخاص بالشركة إلى مجموعات صغيرة على أن يكون كل منهم منفصل ثم يتم ربطه بالمخطط الأصلي.
ما هي مميزات المخطط التنظيمي
الحديث عن كيفية عمل الخريطة التنظيمية يتطلب التعرف على مزايا المخطط التنظيمي وهو كالآتي:
- تساعدك في تصوير الهياكل والعلاقات المتعلقة بالمنظمة.
- العمل على تحديد المستويات الإدارية في المستويات الخاصة بالمؤسسة.
- العمل على تسهيل عملية تحليل البيانات.
- التعرف على مهام كل مدير وكيفية سيطرته على مسؤولياته.
- إنشاء خطوط اتصال جيدة.
عيوب الخرائط التنظيمية
بالرغم من مميزات الخرائط التنظيمية إلا أن هناك بعض المشكلات التي ظهرت فيها ومن بينها ما يلي:
- غير قادرة على إظهار العلاقات الغير رسمية ما بين الإدارات والأفراد.
- مكلفة لاسيما في إعداد ومراجعة وتخزين البيانات.
- قد تؤدي إلى حدوث خلط وسوء فهم بين الموظفين.
- تميل إلى زيادة المواقف الرسمية وتقلل من التعاون الغير رسمي بين الموظفين.
- قد تؤثر بصورة سلبية على تفسير الواجبات الخاصة بالموظفين نتيجة الفهم الخاطئ.
بذلك نكون قد أوضحنا لك من خلال موقع ابن سوق كيفية عمل خريطة تنظيمية بصورة صحيحة و تعرفنا على خطوات تنفيذها بالإضافة إلى مميزات وسلبيات الخرائط.
